Bericht zum Workshoptag

„Herausforderungen in der Ombudspraxis: Strategien für Beratung und Vermittlung“

Katrin Frisch, Barbara Hendriks, Nele Reeg1

16. Juli 2025 | 10-16:30 Uhr | Berlin

Der vollständige Bericht kann hier bei Zenodo heruntergeladen werden.

Abschlussdiskussion mit den Workshopleitungen (Photo Credit: Sophia May)

I

Die Dialogforen zur Stärkung der guten wissenschaftlichen Praxis des Ombudsgremiums für die wissenschaftliche Integrität in Deutschland (OWID) veranstalteten in Kooperation mit der OWID-Geschäftsstelle am 16. Juli 2025 einen Workshoptag für lokale Ombudspersonen sowie Ombudsstellen zum Thema „Herausforderungen in der Ombudspraxis: Strategien für Beratung und Vermittlung“.

II

Anlass für die Ausrichtung des Workshoptags war der Wunsch vieler Ombudspersonen, sich zu den genuinen Herausforderungen, die der komplexe Alltag von Ombudspersonen mit sich bringt, auszutauschen.2 Der Workshoptag widmete sich daher den vielfältigen Aufgaben von Ombudspersonen, nahm ihre Tätigkeiten und Herausforderungen konkreter in den Blick und leistete Unterstützung bei typischen Fragen im Zusammenhang mit dem Ombudsamt: Wie gehe ich in der (telefonischen) Beratungspraxis mit ‚schwierigen‘ Konfliktbeteiligten um? Woran orientiere ich mich bei der Vorprüfung von Plagiaten? Wie lassen sich verfahrene Datenkonflikte lösen? Wie vermittle ich in komplexen Autorschaftskonflikten?


Zur Adressierung dieser Fragen umfasste der Workshoptag einen Impulsvortrag, vier Workshops in kleineren Gruppen sowie eine abschließende Ergebnissicherung und Diskussion im Plenum. Das Veranstaltungsformat stellte Erfahrungsaustausch, Vernetzung und Diskussion in den Vordergrund. Die Veranstaltung richtete sich sowohl an neue als auch erfahrene Ombudspersonen.

III

Im Folgenden werden die verschiedenen Veranstaltungen des Workshoptags zusammengefasst. Die untenstehenden Beiträge wurden jeweils von den Referent*innen bzw. Workshopleitungen verfasst und bieten Einblicke in die besprochenen Inhalte.

Impulsvortrag zur Vorprüfung von Plagiaten

Der Impulsvortrag zum Thema „Woran orientiere ich mich bei der Vorprüfung von Plagiaten?“ (Barbara Hendriks, (OWID)) bildete den Auftakt der Veranstaltung und widmete sich den konkreten Herausforderungen im Umgang mit Plagiatsvorwürfen. Im ersten Teil des Vortrags wurde die Definition von Plagiat eingehend beleuchtet und die Kerndefinition heraus-gearbeitet, die als Grundlage für die praktische Ombudsarbeit dient. In einem zweiten Teil wurden Grenzen und mögliche Risiken der Nutzung von sogenannter Plagiatserkennungs-software erörtert. Im dritten Teil schließlich stand das Zusammenspiel von künstlicher Intelligenz und Plagiat im Fokus. Der Impulsvortrag schloss mit konkreten Hinweisen dazu, was bei der Prüfung von Plagiatshinweisen beachten werden sollte: (1) Bei der Prüfung von Plagiatsverdachtsfällen in Dissertationen ist – entgegen einer verbreiteten Annahme – keine Prüfung auf Vorsatz erforderlich. Lässt sich ein Plagiatsverdacht nicht entkräften, sollte der Fall umgehend an die zuständige Kommission weitergeleitet werden. (2) Ombudspersonen sollten zudem vor einer Befassung mit Hinweisen auf Plagiate in einer Qualifikationsarbeit prüfen, ob sie für die Vorprüfung zuständig sind, oder ob sie derartige Hinweise umgehend an die betroffene Fakultät (bspw. Prüfungsausschuss/Promotionsausschuss) weiterleiten sollten. (3) Der Einsatz von Plagiatserkennungssoftware erfordert einen sorgfältigen Umgang: Zum einen ist vorab zu klären, ob und unter welchen Bedingungen der Einsatz rechtlich zulässig ist (z. B. gemäß den Regelungen in einer Prüfungsordnung). Zum anderen müssen die von der Software als mögliche Plagiate ausgewiesenen Textstellen stets individuell und unter Berücksichtigung der jeweiligen fachdisziplinären Zitationsstandards geprüft werden.

In der dem Vortrag anschließenden Diskussion mit dem Publikum zeigte sich ein wachsender Bedarf der Ombudspersonen, sich gezielt zu Fragen rund um Künstliche Intelligenz und Plagiat auszutauschen. Im Fokus standen insbesondere die Fragen, inwiefern der Einsatz von KI die Plagiatspraxis verändert und den Nachweis sowie Identifikation von Plagiaten erschwert, etwa durch eine leichtere Verschleierung von Plagiaten mithilfe von KI-Tools wie ChatGPT.

Workshop zum Umgang mit ‚schwierigen‘ Konfliktbeteiligten

Der Workshop 1 „Umgang mit ‚schwierigen‘ Konfliktbeteiligten in der (telefonischen) Beratungspraxis“ (Michaele Kahlert (OWID) und Helga Nolte (Ombudsstelle Universität Hamburg)) befasste sich mit der Herausforderung für Beratende, angemessen mit Hinweisgebenden und der mit Vorwürfen konfrontierten Gegenseite umzugehen.

Nach einer Einführungspräsentation diskutierten die Teilnehmenden in Kleingruppen vorbereitete Fallbeispiele. Dabei wurden folgende Leitfragen behandelt: Wie kann die Erstberatung gestaltet werden? Wie kann in der Beratung mit emotional stark belasteten Hinweisgebenden eine vertrauensvolle Atmosphäre geschaffen werden? Welche weiteren Akteure sollten in die Konfliktlösung und Beratung einbezogen werden? Im Plenum wurden die Ergebnisse der Kleingruppenarbeit zusammengetragen und unter Rückgriff auf die im Input eingeführten Theorien diskutiert.

Ziel des Workshops, der sich an Ombudspersonen aller Erfahrungsstufen richtete, war es, die eigene Rolle und Haltung im Kontakt mit den möglicherweise ‚schwierigen‘ Konfliktparteien zu reflektieren und Methoden einer wirkungsvollen Gesprächsführung vorzustellen.

Workshop zu Autorschaftskonflikten

Workshop 2 „Vermittlung (un)möglich? Autorschaftskonflikte professionell lösen“ von Nele Reeg und Hjördis Czesnick (OWID) adressierte den Umgang mit verhärteten Autorschafts-konflikten. Nach einem Impulsvortrag diskutierten die Teilnehmenden anhand von Leitfragen zunächst in vier Kleingruppen verschiedene, von den Workshopleitenden entworfene Konfliktfälle.3 Im Anschluss wurden die identifizierten Handlungsoptionen vorgestellt und ein-gehend diskutiert.

Der Workshop widmete sich zunächst der Frage, ob Projektbeteiligte von einer Autorschaft zurücktreten können. Grundsätzlich müssen Forschende, sobald sie die (fachspezifischen) Kriterien für Autorschaft erfüllen, als Autorinnen genannt werden. Es kann aber für die Beteiligten herausfordernd sein sich darüber zu verständigen, wie die Zusammenarbeit zur Fertigstellung einer Publikation ablaufen kann, etwa wenn eine Zusammenarbeit im Team nicht mehr zumutbar erscheint, oder ob ein Beitrag ggf. aus einem Manuskript gestrichen werden kann. Zudem wurden Streitigkeiten zwischen Promovierenden um die geteilte Erstautorschaft adressiert, welche die Veröffentlichung von Manuskripten zu verzögern drohen. Hier zeigte sich, wie herausfordernd es sein kann, in sehr fortgeschrittenen Projekten die Erwartungen der Promovierenden mit den Anforderungen der GWP in Einklang zu bringen und wie wichtig eine gute Betreuung und Kommunikation seitens der Betreuenden ist. Ferner wurde besprochen, wie mit Ergebnissen aus Qualifikationsarbeiten in Publikationen umgegangen werden soll und was bei einer Datennutzung von Studierenden beachtet werden sollte. Zudem wurde der Umgang mit Verdachtsmeldungen thematisiert, die eine vermeintlich unrechtmäßige Einforderung von Autorschaft betreffen. Gerade wenn Promovierende einen Verdacht äußern, der sich gegen ihren Betreuer*in widmet, kann es sich als äußerst schwierig erweisen, vermittelnd tätig zu werden oder etwa eine Ehrenautorschaft zu unterbinden und gleichzeitig die hinweisgebende Person zu schützen.

Die angeregten Diskussionen verdeutlichten, dass Defizite in der Betreuung und Kommunikation, berichtete Diskriminierungen oder Machtungleichgewichte Konflikte um Autorschaften oftmals verschärfen. Umso wichtiger ist es, dass Ombudspersonen in Erfahrung bringen, wie sie auch in solch komplexen Fällen Autorschaftsfragen und mögliches wissenschaftliches Fehlverhalten adäquat adressieren und prüfen können, wo Grenzen ihrer Tätigkeit bestehen und wann möglicherweise weitere Stellen involviert werden müssten.

Workshop zu Datenkonflikten

Workshop 3 „Beratung und Vermittlung in komplexen Datenkonflikten“ (Katrin Frisch und Malte Fischer (OWID)) widmete sich anhand von fiktiven, an Erfahrungen aus der Ombudsarbeit angelehnten Fallszenarien komplexen Datenkonflikten. Als Auftakt wurden in einem Impulsgespräch aktuelle Debatten zum Thema sowie häufige Konfliktszenarien aus Sicht von Theorie und Beratungspraxis beleuchtet. In der anschließenden Gruppenarbeit konnten die teilnehmenden Ombudspersonen Handlungsoptionen und Beratungsstrategien für die erarbeiteten Fallszenarien diskutieren.4

Die Fallbeispiele umfassten dabei Themen wie die „Datenmitnahme“ bei Betreuungswechsel, der Tausch von Daten für Autorschaften, Umgang mit Vermutungen von manipulierten Daten sowie die Übernahme von studentischen Daten. In allen Beispielen kamen neben den „klassischen“ Datenkonflikten weitere verkomplizierende Umstände zum Tragen, wie zum Beispiel Machtgefälle, Abhängigkeiten oder die emotionale Verfassung von Hinweisgebenden. Denn, wie die teilnehmenden Ombudspersonen häufig zur Sprache brachten, viele Datenkonflikte sind in der Theorie recht einfach GWP-konform auflösbar, in der Praxis aufgrund der verkomplizierenden Umstände jedoch schwierig zu handhaben. Zudem zeigte sich in der Diskussion, dass vielerorts weiterhin wichtige Dokumente, z.B. Datennutzungsvereinbarungen, fehlen, die helfen könnten, Datenkonflikte präventiv zu vermeiden.

Workshop zur Konfliktmoderation

In unserem interaktiven Workshop 4 „Konfliktmoderation für Fälle aus dem Alltag von Ombudspersonen“ haben wir (Kirsten Hüttemann (DFG) und Anke Kautz (Mediation, Coaching & Training)) vor allem mit erfahrenen Ombudspersonen gearbeitet. Wir haben aktuelle Fallbeispiele besprochen, gemeinsam Lösungsansätze diskutiert und bereits getroffene Entscheidungen reflektiert. Dabei war u.a. das Thema „Hierarchien“ ein wichtiger Aspekt.

Der Workshop hat sich zusätzlich mit dem Thema „Umgang mit Emotionen“ in Gesprächssituationen in der Ombudsarbeit beschäftigt. Welche Rolle Emotionen bei Ratsuchenden spielen, wie Ombudspersonen, die Gefühlsebene integrieren und gleichzeitig den professionellen Rahmen wahren können.

Als Tool zur Reflektion des eigenen Agierens im Konflikt haben wir das Drama-Dreieck vorgestellt. In diesem Zusammenhang haben wir mögliche Frageformulierungen angeschaut, die den jeweiligen Akteur*innen helfen können, für sich und ihr Handeln Verantwortung zu übernehmen und damit den Blick auf eigene Handlungsspielräume zu öffnen.

Außerdem gab es einen Überblick mit anschließender Diskussion über aktuelle Entwicklungen wie zum Umgang mit KI, Affiliation, Machtmissbrauch.

IV

In den einzelnen Workshops als auch in der Ergebnissicherung im Plenum wurden von den Ombudspersonen verschiedenste Themenaspekte und Herausforderungen diskutiert und formuliert, von denen einige im Folgenden zusammenfasst skizziert werden.


In den Diskussionen wurde deutlich, dass…

  • …im Ombudswesen eine Vielzahl heterogener Fälle und Themen behandelt werden. Entsprechend wurde der grundsätzliche Bedarf nach (weiterem) Austausch und Vernetzung formuliert, um sich zu den Herausforderungen, die das Ombudsamt mit sich bringt, auszutauschen.

  • …der Bedarf vorhanden ist, neu aufkommende Themenkomplexe, bspw. der Umgang mit Künstlicher Intelligenz oder Machtmissbrauch in der Wissenschaft eingehender zu behandeln.

  • …es sehr herausfordernd sein kann, vor dem Hintergrund von Konflikten in anderen Bereichen (wie etwa Diskriminierung oder Machtmissbrauch) im Vermittlungsprozess den GWP-Konflikt adäquat zu adressieren und eine GWP-konforme Lösung zu finden, welche gleichzeitig auch die weiteren Begleitumstände berücksichtigt. Insbesondere wurde intensiv im Zusammenhang mit dem Thema Autorschaftskonflikte über die Frage diskutiert, unter welchen Umständen eine gemeinsame Weiterarbeit zwischen Konfliktparteien nicht mehr zumutbar ist und wie die Zusammenarbeit unter Beachtung der GWP aufgelöst werden kann.

  • …dass sich insbesondere Fragen zum Umgang mit Hinweisgebenden ergeben, die Vorwürfe öffentlich verbreiten oder ankündigen, weitere Einrichtungen bzw. die Presse zu informieren. Konkret wurde im Rahmen der Podiumsdiskussion diskutiert, worauf Ombudspersonen in solchen Fällen achten sollten, wie die an Verfahren Beteiligten geschützt werden können und wo Ombudspersonen innerhalb ihrer Einrichtungen Unterstützung erhalten.

  • …dass Klärungsbedarf dazu besteht, wie GWP-Konflikte vor dem Hintergrund von Machtasymmetrien adäquat adressiert werden können und wie Sorgen und Ängste gerade von Hinweisgebenden in vulnerablen Positionen begegnet werden soll.

  • …an wissenschaftlichen Einrichtungen häufiger Vorlagen für Dokumente fehlen, die präventiv oder bei der Beilegung von Konflikten hilfreich sein könnten, z.B. Daten-nutzungsvereinbarungen oder Autorschaftsvereinbarungen.

  1. Dieser Workshopbericht wurde von den Referentinnen der Dialogforen konzipiert und verfasst, ausgenommen der Kurzzusammenfassungen der Workshops (Teil III), die von den jeweiligen Workshopleitungen, die namentlich im Text angegeben sind, beigetragen wurden.
    Zitiervorschlag: Frisch, K.; Hendriks, B. und Reeg, N. (2025). Bericht zum Workshoptag „Herausforderungen in der Ombudspraxis: Strategien für Beratung und Vermittlung“. ↩︎
  2. Der Wunsch nach Austausch wird auf vielfältige Weise deutlich: So wurde er bereits von vielen Ombudspersonen in einer explorativen, 2019 durchgeführten Umfrage von Katharina Beier und Helga Nolte geäußert (nachzulesen unter https://doi.org/10.5281/zenodo.5764560, vgl. S.14). Darüber hinaus trat er sowohl in Einzelgesprächen als auch in der regen Teilnahme an den von OWID regelmäßig organisierten Ombudssymposien klar zutage. Ferner ist er eng verbunden mit dem Wunsch nach Empfehlungen zum Umgang mit eingehenden Anfragen zu Autorschafts- und Datennutzungskonflikten wie eine Umfrage von Katrin Frisch und Nele Reeg zeigt (vgl. https://doi.org/10.5281/zenodo.17423148). Auch die Anfragen von Ombudspersonen, welche OWID um kollegiale Beratung bitten, verdeutlichen die Relevanz des Anlasses für die Ausrichtung des Workshops (vgl. Jahresberichte, einsehbar unter https://ombudsgremium.de/2030/owid-jahresberichte/). Zudem berichtete auch Kirsten Hüttemann, dass Ombudspersonen aus ihren Follow-Up Workshops immer wieder den Wunsch nach weiteren Austausch anbringen. Entsprechend wurde auch dieses Format in den Workshoptag integriert. Dementsprechend gab es ein großes Interesse und der Workshoptag war mit 80 Teilnehmenden ausgebucht. ↩︎
  3. Die eingesetzten Fallbeispiele sind mittlerweile veröffentlicht und können hier eingesehen werden: https://zenodo.org/records/16880871 ↩︎
  4. Die Fallbeispiele wurden im Nachgang veröffentlicht. Die publizierte Version enthält zwei Sets der gleichen Szenarien, zugeschnitten auf unterschiedliche Zielgruppen. Die Dateien können unter folgendem Link heruntergeladen werden:  https://zenodo.org/records/17493289 ↩︎

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